По мере роста бизнеса многие компании открывают филиалы в других городах и странах, расширяя географию своего присутствия и охватывая новые целевые рынки. При этом глобализация экономики с её требованиями быстро изменяться и быть максимально гибким заставляет организации искать новые возможности и инструменты повышения конкурентоспособности. Один из таких инструментов — единая информационная цифровая система управления бизнес-процессами компании.
Виртуальный офис в облаке
Как правило, эта система должна обладать такими возможностями как автоматизация делопроизводства, организация совместной работы, обеспечение централизованного резервного копирования файлов и обмена файлами, иметь интегрированную систему безопасности на основе многофакторной авторизации и ЭЦП, выполнять функции административного контроля, обеспечивать кроссплатформенность терминалов доступа, проводить оперативный сбор информации, а также оперативное получение аналитической и статистической информации на основе механизмов автоматического формирования отчетности.
Чтобы разрешить подобные проблемы и в перспективе получить такие неоспоримые преимущества, как экономичность, гибкость и адаптивность нет ничего лучше использования облачных решений. Одной из наиболее подходящих технологий для организации единого информационного пространства распределенных офисов является концепция имеющая условное обозначение «облачный офис».
По сути, «облачный офис» предусматривает отказ компании от значительной части собственной ИТ-инфраструктуры и перенос большинства приложений в облако. Для сформировавшихся организаций, использующих классическую ИТ-инфраструктуру и устоявшийся набор бизнес процессов, переход к офису в облаке сопряжен с определенными трудностями. Эти компании смогут воспользоваться управляемыми облачными услугами в том случае, если они согласятся постепенно трансформировать свою инфраструктуру в частное облако или же делегировать часть функций в публичное облако (DBaaS, BaaS, DRaaS и так далее) создав таким образом гибридную инфраструктуру.
К примеру, компания Alcatel Lucent Enterprise предлагает воспользоваться стратегией Rainbow — «облачной платформой управлениями взаимоотношений, которая связывает людей, вещи и системы» и поддерживает разные сценарии развертывания (в частности — в гибридном облаке). По сути, это облачная коммуникационная платформа на основе которой развиваются два ключевых облачных сервиса компании: унифицированные коммуникации как сервис (Unified Communications as a Service, UCaaS) и коммуникационная платформа как сервис (Communications Platform as a Service, CPaaS). Если вкратце, то Rainbow позволяет реализовать гибридные коммуникаци оборудования разных производителей, а также предлагает открытые API для объединения информационных потоков разнородного программного обеспечения.
Стратегии перехода
Существует множество других типовых стратегий перехода в облако от известных вендоров. Стратегии облачного перехода в виде готовых инструкций от таких компаний, как Microsoft (для Azure), Antares solutions, Accenture и многих других, позволят разобраться в сложностях облачной миграции и выполнить долгожданный переход. Мы в Colobridge ориентируемся на проектно-сервисную модель работы и, при необходимости, помогаем клиенту выбрать оптимальную для его конкретного случая стратегию миграции.
Для компаний, которые начинают более-менее с чистого листа, наиболее удобным и простым решением для построения единой информационной офисной системы был бы переход непосредственно к облачным технологиям. В частности, при развертывании виртуального офиса в облаке компания избавляется от необходимости приобретения дорогостоящего серверного оборудования, а также проведения настройки и установки сложного программного обеспечения. С учетом современных трендов одним из важных преимуществ как для работодателя, так и для работника является то, что при работе в удаленном офисе можно обойтись и вообще без офисного помещения — или, как минимум, сильно сократить количество и площадь офисов.
В результате развёртывания облачного офиса новые территориально распределенные бизнес-организации получают возможность более гибко использовать необходимые в текущий момент облачные приложения, реагируя на актуальные потребности бизнеса. Это позволяет снизить капитальные затраты, полностью раскрыть потенциал совместной работы в удаленном офисе и с легкостью по мере необходимости внедрять новые приложения облачного офиса.
Построение облачного офиса с нуля, как показывает практика, чаще всего происходит на основе двух моделей облачных вычислений: IaaS и SaaS.
В случае применения IaaS для построения облачного офиса часто используется технология виртуальных рабочих столов (Virtual Desktop Infrastructure, VDI). Главным преимуществом VDI является возможность использования нестандартного программного обеспечения, которое отсутствует в готовых решениях SaaS. К примеру, мы можем предоставить своим клиентам услуги виртуального облачного сервера на основе технологии VDS/VPS или более того — услуги частного облака.
Компании, которым не требуются особые нестандартные приложения, могут реализовать облачный офис на основе готовых сервисов SaaS. Ярким примером тут могут служить программные платформы: Google suite, Office 365 и другие, где, используя единую учетную запись, клиент получает офисные, почтовые, коммуникационные, календарно-планировочные и иные полезные облачные приложения в едином пакете. Впрочем, некоторые типовые задачи, такие как, например, бухгалтерский учет, на основе модели SaaS перенести в облако будет сложнее.
Одним из наиболее перспективных направлений в сфере облачных сервисов является технология мультиоблака. Мультиоблачная концепция представляет собой интегрированную инфраструктуру на основе нескольких облачных провайдеров. Данная технология обеспечивает наибольшую доступность и масштабируемость, а также дает возможность разместить системы как можно ближе к пользователю. Главной изюминкой данной технологии является устранение технологической зависимости от одного облачного провайдера.
Ключевые вопросы
Не стоит забывать, что успешное внедрение облачного офиса является долгосрочной стратегией и для ее успешной реализации необходимо предпринять ряд действий:
- Провести анализ и глубокую формализацию всех значимых бизнес процессов.
- Определить необходимый набор облачных программных приложений.
- Провести планирование графика работы согласно производственных календарей с учетом религиозных, государственных или национальных праздников для различных регионов.
- Провести строгую формализацию и дополнительную детализацию задач в виде готовых инструкций для работников.
- Обеспечить отслеживание жизненного цикла проектов с помощью системы планирования и распределения работы.
- Обеспечить инструменты общения и коммуникаций для географически распределенных команд или работников
- Организовать круглосуточную техническую и информационную поддержку облачных приложений для удаленных сотрудников.
- Обеспечить контроль промежуточных и конечных результатов работы.
Зачастую представители малого и среднего бизнеса начинают использовать бесплатные версии облачных офисных приложений или участвуют в пробном тестировании платных версий. Для дальнейшего решения о выборе поставщика большое значение имеют техническая поддержка, гарантии конфиденциальности информации и доступности услуги, а также надежность и репутация провайдера.
